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Envoi de flux de documents complexes

Gérez votre flux éditique avec Handirect et son outil HANDISCOP
Rubrique Routage Traditionnel - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

La gestion documentaire correspond à des flux de plus en plus complexes avec différentes problématiques :

  • A l’ère de la dématérialisation dans les organisations, la gestion des flux de document est de plus en plus complexes. Non seulement les documents évoluent en nombre et en complexité mais les modes de diffusion sont aussi différents selon les interlocuteurs.
  • Si on prend l’exemple d’un bulletin de paie, ce document peut comporter parfois plusieurs pages, il peut être accompagné d’un contrat, d’un solde de tout compte au autre document officiel. L’envoi du bulletin de paie peut être aussi l’occasion pour les entreprises de communiquer vis à vis de leurs collaborateurs en y ajoutant une newsletter ou une invitation pour un événement interne à l’entreprise.
  • Ces documents complémentaires peuvent aussi être différents en fonction des collaborateurs ce qui aboutit à une gestion presque individualisée du flux éditique à lui envoyer.
  • A cela nous pouvons rajouter un nouveau besoin quant à son mode de distribution. Pour être conforme à la législation, les bulletins de paie devront être déposés sur des coffre-forts électronique appartenant aux salariés de manière sécurisée. Toutefois, certains collaborateurs souhaitent maintenir une réception par courrier ce qui complexifie la gestion du flux des documents et un temps passé par les collaborateurs du services paie plus important. Il en va de même pour la facturation notamment sur les modes de transmission comme le courrier, le dépôt sur des plateformes type chorus ou bien simplement par email.

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

Grâce à son outil de gestion des flux éditiques HANDISCOP, Handirect services simplifie et automatise cette gestion des flux tant dans la constitution des documents pour le destinataire que pour l’automatisation des envois selon différents flux (courrier, email, dépôt sur coffre-fort électronique ou plateformes).

L’entreprise, collectivité ou association va pouvoir générer les documents souhaités et Handiscop, par l’indexation des documents, sera capable d’effectuer les regroupements nécessaires et individualiser la génération du bulletin de paie ou autre facture.

Handiscop permet d’automatiser ce regroupement, limiter au maximum les erreurs liées à un tri manuel et un gain de temps considérable dans le traitement de ces documents.

De plus, selon un cahier des charges fourni par le client, HANDISCOP sera capable de dispatcher les flux de documents selon différents canaux tels que le courrier, l’email, le coffre-fort électronique ou le dépôt sur plateforme.

Une mutualisation de ce service avec d’autres entreprises permet aussi de générer des économies substantielles sur l’affranchissement grâce à la massification et les compétences d’Handirect sur le courrier industriel.

 

L’OFFRE HANDIRECT

Handirect, grâce à son outil de gestion editique Handiscop propose une réponse individualisée au besoin de ses clients.

Nous rédigeons un cahier des charges du besoin. Nos informaticiens réalisent un programme d’automatisation du traitement et de l’envoi des documents fidèle à ce cahier des charges. Ce programme est ensuite testé et validé en accord avec le client avant d’être mis en production.

Une fois ce programme réalisé et spécifique pour chaque opération, le client dispose d’un accès sécurisé à notre outil Handiscop. Il dépose les fichiers souhaités. Handiscop traite les fichiers reçus et génère des fichiers pdf triés, combinés et vérifiés permettant une mise en production rapide sans risque d’erreur.

Un tableau de bord de suivi permet au client de suivre en temps réel le déroulement du flux et son bon acheminement selon les canaux retenus (courrier, email, coffre-forts ou plateformes).

 

EXEMPLES DE REALISATION

Routage de bulletins de salaires avec traitement par nombre de pages, ajouts de documents différenciés selon les collaborateurs et envoi par courrier, ou coffre- forts électroniques.

Gestion d’envoi de factures avec indexation de bons de livraison.

Envoi de contrats avec indexation de documents personnalisés au titulaire du contrat (assurances).

Edition et envoi de factures avec attestation fiscales pour des entreprises de services à la personne.

Envoi de factures avec gestion de flux différenciés selon les clients (plateforme ou courrier).

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