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Gestion des chèques Cadeaux

Déléguez l’édition, l’envoi et la gestion de vos chèques cadeaux
 
Rubrique Prestation sur Mesure - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

Pour un producteur de chèques cadeaux, le processus administratif d’édition et de traitement comprend les tâches suivantes:

  • Réception des commandes des entreprises souhaitant offrir des chèques cadeaux à leurs collaborateurs
  • Enregistrement de la commande
  • Edition des chèques
  • Génération des bons de livraison et de la facture associée
  • Préparation des chèques (mise en pochette par salarié avec le bon montant)
  • Livraison des chèques avec le bon de livraison et la facture
  • Réception des chèques de la part des commerçants partenaires
  • Enregistrement des chèques en comptabilité
  • Paiement des commerçants et application de la commission
  • Destruction des chèques utilisés

C’est un processus long et chronophage qui exige beaucoup de réactivité pour que les entreprises soient livrées en temps et en heure et que les commerçants soient payés le plus tôt possible

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

  • Gagner en réactivité dans le traitement des commandes
  • Gagner en souplesse et être en capacité de traiter les cas particuliers grâce une gestion de proximité et non centralisée
  • Bénéficier de toutes les possibilités d’envoi des commandes via le courrier, colis ou livraison en main propre
  • Concentrer vos équipes sur la recherche de partenaires entreprises ou commerçants autour du chèque cadeau et en faire un vrai levier de développement économique du territoire
  • Bénéficier d’une rigueur dans le traitement et la comptabilisation des chèques
  • Diminuer les délais de paiements aux commerçants

 

L’OFFRE HANDIRECT

Handirect services met en place un process spécifique aux besoins de l’opérateur de chèques cadeaux à savoir:

  • Réception des commandes via un fichier partagé ou via le site internet de l’opérateur
  • Enregistrement du client dans la base interne de l’opérateur
  • création de la commande (montant des différents chèques, date de validité, nombre de chèques à éditer, génération BL et Facture)
  • Impression des chèques avec personnalisation au nom du client et personnalisation de l’événement (noël,anniversaire etc…)
  • Edition du bon de livraison et de la facture associée
  • Expédition des chèques pouvant être triés par salariés, du BL et de la facture
  • Reporting en temps réel sur un fichier partagé de l’état des commandes (en préparation, réalisé, expédié)
  • Réception des chèques consommés par les commerçants
  • Recherche ou création du commerçant dans la base interne de l’opérateur (saisie des noms adresses correspondant sur le bordereau de dépôt
  • Vérification du taux de commission
  • Scan des chèques dans l’outil comptable
  • Vérification que le montant total des chèques scannés corresponde bien au montant déclaré du bordereau de dépôt
  • Création et renommage du bon de réception
  • Envoi de l’ensemble des éléments à la comptabilité une fois par mois.

 

EXEMPLES DE REALISATION

Handirect services est l’opérateur de la CCI du Morbihan pour la gestion complète de leur concept Ty Kdoz, un dispositif de développement du commerce de proximité morbihannais à destination des commerçants et des entreprises du territoire.

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