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Gestion de la circularisation des comptes

Externalisation de la circularisation des comptes pour sociétés d’audit financier
 
Rubrique Prestation sur Mesure - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

La circularisation ou « procédure de confirmation directe » d’une entreprise est une demande faite à un tiers, en relation d’affaires avec cette entreprise, afin de confirmer au certificateur des comptes toutes opérations, soldes ou autres renseignements. Handirect intervient en support back office pour aider ses clients à réaliser ces tâches dont les besoins sont les suivants :

  • Pour certifier les comptes d’une entreprise, les sociétés d’audit financier ou les commissaires aux comptes ont l’obligation légale de demander à leurs clients l’état des comptes avec leurs partenaires (banques, avocats, clients et fournisseurs).
  • Ainsi les sociétés auditées doivent demander à leurs partenaires et tiers financier un état comptable de leurs échanges financiers.
  • L’objectif d’une circularisation est double : à la fois permettre de contrôler l’existence d’un solde avec un tiers et de vérifier la qualité du fonctionnement des procédures d’audit.
  • Les contraintes sont souvent liées à des délais à respecter à parti du moment où l’année fiscale est terminée.
  • Le client a besoin également d’engagement de confidentialité étant donné les données sensibles qui circulent.
  • Des procédures de vérification et de contrôle sont également nécessaires pour s’assurer de l’exactitude des données.
  • Les preuves de dépôt des données doivent être enregistrées par numérisation et archivage des documents reçus.

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

En confiant ces tâches très chronophages à Handirect, vous avez l’assurance de vous adresser à un spécialiste qui réalise ces tâches depuis dix ans pour l’une des plus grosses multinationales d’audit.

Cela vous permet de libérer vos collaborateurs auditeurs de ces tâches administratives rébarbatives. Ils pourront alors se concentrer sur le coeur de leur métier : le conseil financier auprès de vos clients.

De plus ces tâches sont très concentrées autour de la fin et du début d’année car liées à la date de clôture des comptes. Handirect met à votre disposition les équipes de ces 18 agences en France pour répondre à ce pic de travail.

Handirect a également développé des outils pour numériser les pièces comptables, mettre sous pli les documents, tracer les courriers envoyés, saisir des données, renommer des fichiers pour permettre un rapprochement automatique chez le client.

C’est aussi une belle occasion de faire travailler les salariés en situation de handicap.

 

L’OFFRE HANDIRECT

Depuis plus de 10 ans, Handirect réalise ce service pour de grandes entreprises d’audit. Les tâches réalisées séquentiellement sont les suivantes :

  • Réception par courrier ou par email des documents originaux de circularisation auprès des tiers préparés par les auditeurs sur le papier à en-tête de ses clients (en effet c’est le client à circulariser qui doit faire la demande).
  • Ces documents originaux sont scannés et renommés selon une nomenclature propre à la société d’audit.
  • Les scans sont envoyés à l’auditeur qui vérifie qu’ils sont corrects. Un accord d’envoi est transmis à Handirect.
  • Les documents sont alors envoyés aux tiers (clients, fournisseurs, avocats, banques…) soit par courrier, soit par email selon les cas et la demande du client.
  • Les envois peuvent également être réalisés en joignant une enveloppe retour à notre adresse pour augmenter le taux de réponse.
  • Nous recevons alors les réponses des tiers (par email ou courrier) que nous scannons et renommons selon une nomenclature convenue avec le client afin de permettre un traitement automatique chez ce dernier.
  • Au bout de 3 semaines, si le tiers n’a pas répondu une relance est effectuée par email, courrier ou en option par téléphone.
  • Nos clients bénéficient de nos outils développés spécifiquement pour ce service : macro de renommage de scan, détection automatique de recto-verso pour éviter la perte d’information lors de la numérisation des réponses, contrôle d’intégrité de données, outils de reporting mensuel des volumes traités…

 

EXEMPLES DE REALISATION

Handirect travaille pour des commissaires aux comptes, des experts comptables et des multinationales spécialisées dans l’audit de sociétés de toutes tailles.

Handirect tous les ans gère plusieurs milliers d’entreprises à circulariser ce qui représente pratiquement cinquante mille tiers à traiter (envoi de la demande, traitement de la réponse et relance).

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