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La numérisation des documents

La numérisation des documents constitue le premier patrimoine numérique de l’humanité. Elle est le premier pas vers la transformation digitale.
 
Rubrique Prestation chez le Client - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

Handirect offre depuis plusieurs années la prestation de numérisation de documents dans le but de répondre à différents besoins chez nos clients :

  • Les documents papier prennent de plus en plus de place dans l’entreprise et le besoin se fait ressentir d’archiver ces documents de manière informatique pour gagner de la place. Cela s’inscrit dans une démarche écologique.
  • Il est difficile de retrouver des documents archivés dans des classeurs alors que l’archivage informatique avec un bonne indexation pourrait permettre de les ressortir instantanément.
  • La numérisation des documents est une tâche très chronophage car il faut ouvrir les dossiers un par un, enlever les agraphes, adapter le scanner aux différentes tailles de documents, ne pas oublier les parties verso des documents, indexer de manière rigoureuse, remettre dans les classeurs…
  • La numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire en facilitant leur recherche et leur accès par les utilisateurs, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données.

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

La numérisation est un processus long qui nécessite la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains.

Un travail de numérisation suppose un lourd chantier de tri et de traitement en amont. Les trombones et agrafes doivent de plus être ôtés afin de permettre le traitement des documents par les scanners.

 

L’OFFRE HANDIRECT

Nos collaborateurs réalisent par exemple, la numérisation de documents RH pour le compte de nos clients. Chaque dossier salarié est trié selon la nomenclature du client, et les pièces à archiver numériquement sont scannées : pièce d’identité, passeport, contrats, diplômes, courriers d’information, documents d’état civil, …

L’objectif de notre équipe : vous faire gagner du temps tout en vous faisant gagner de l’espace.

Nous sommes équipés de scanner professionnel adapté à la numérisation de haut volume.

Des logiciels internes permettent de renommer automatiquement les fichiers selon une nomenclature à définir avec le client.

Les documents scannés peuvent être intégrés dans le logiciel d’archivage numérique de la société et encodés au moyen du matricule du salarié selon une nomenclature établie.

Lorsque ces documents présentant un très haut niveau de confidentialité et de sécurité, leur numérisation peut être effectuée sur site.

 

EXEMPLES DE REALISATION

  • Numérisation d’archives comptables avec restitution de fichiers numériques en respectant la classification physiques des classeurs et intercalaires
  • Numérisation des documents de circularisation des comptes demandée par les auditeurs financiers ou commissaires aux comptes

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