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Gestion des Notes de Frais

Optimisez votre productivité en externalisant le contrôle de notes de frais  
Rubrique Back Office Administratif - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

Une entreprise composée d’équipes mobiles ou en itinérance, doit gérer les frais de ses collaborateurs.
Ce travail exige des étapes de travail administratif indispensables à mener avant d’intégrer ces frais en comptabilité:

  • 1- Réception des notes de frais et des justificatifs.
  • 2- Vérification de la nature des dépenses.
  • 3- Contrôle des montants.
  • 4- Validation qu’ils rentrent bien dans la politique de dépense de l’entreprise.
  • 5- Comptage des tickets restaurants à retirer suite à des repas extérieurs.
  • 6- Isolation des montants de TVA de chaque facture pour récupération.
  • 7- Vérification des taux de change si déplacement à l’étranger.
  • 8- Paiement de la note de frais au collaborateur.

Ce travail prend du temps pour les personnes des services administratifs et financiers et ces activités chronophages
prennent sans doute la place de projets à plus forte valeur ajoutée pour les entreprises.

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

En confiant le contrôle de vos notes de frais à un prestataire spécialisé, vous avez la garantie d’avoir un contrôle exhaustif, indépendant, de l’ensemble de vos notes de frais.

Vos collaborateurs peuvent se consacrer à des tâches aux valeurs ajoutées réelles et s’occuper uniquement des cas litigieux ou problématiques, l’ensemble des notes de frais correctes ayant été validées par ailleurs.

Ce service permet aussi une gestion fine du nombre de tickets restaurants à distribuer aux collaborateurs. Il permet aussi d’isoler la TVA à récupérer.

 

L’OFFRE HANDIRECT

Handirect propose un service qui peut s’adapter à chaque configuration ou besoin de l’entreprise.

Nous réceptionnons les notes de frais sous forme physique ou numérisée. Nous les classons par ordre alphabétique. Nous contrôlons chaque justificatif, vérifions les montants de TVA à récupérer, et les taux de change si nécessaire.

Nous pouvons indiquer le nombre de Tickets restaurant à ne pas allouer en cas de repas à l’extérieur remboursés.

Des codes définis avec le client permettent de prouver que le contrôle a été effectué. Un reporting est effectué indiquant le nombre de notes de frais contrôlées, l’enregistrement de toutes les anomalies pour que nos interlocuteurs puissent intervenir auprès des collaborateurs concernés au plus vite.

En fonction du nombre de Notes de frais à contrôler, le délai de traitement peut aller jusqu’à 10 jours maximum.

 

EXEMPLES DE REALISATION


Handirect, travaille avec de nombreux clients ayant des équipes en itinérances ou dont les déplacements à l’étranger sont fréquents.

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