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Numérisation de factures et archivage

Numérisez et archivez vos données et factures pour améliorer votre productivité  
Rubrique Back Office Administratif - Handirect

LE BESOIN DU CLIENT

Handirect vous aide dans le processus de traitement des factures entrantes depuis de nombreuses années car c’est une tâche importante et chronophage avec les tâches nécessaires suivantes :

  • Chez nos clients, le traitement des factures fournisseurs suit souvent le processus suivant : réception de la facture par courrier ou par mail, vérification des points de conformité, en cas de conformité, numérisation de la facture et enregistrement dans le système d’information du client, validation du règlement et archivage.
  • En cas de non-conformité, retour au fournisseur avec un courrier d’accompagnement précisant les éléments manquants.
  • Tout ce processus long et indispensable s’il est externalisé permet au client de se concentrer sur le paiement de la facture en temps et en heure sans se soucier de tout le processus administratif préalable.

 

LES AVANTAGES DE CE SERVICE

Raccourcir le délai de traitement des factures fournisseur.

Sécuriser le contrôle des points de conformité.

Permettre au service comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Assurer un paiement des factures dans le délai imparti et donc éviter les pénalités de retard.

Ce type de prestation permet de mieux contrôler les factures et leur rapprochement avec les bons commande correspondants.

 

L’OFFRE HANDIRECT

Handirect se propose d’externaliser l’ensemble de ce processus à savoir : création d’une boîte postale TSA dédiée au client, livraison des factures par la Poste tous les matins entre 8 h et 9 h, ouverture des enveloppes et vérification des points de conformité souhaités par le client :

  • Si la facture est conforme, enregistrement de celle-ci dans le système d’information du client, numérisation, validation du règlement, indication sur la facture de la date de règlement, du montant et du numéro de mandat, archivage de la facture.
  • Si la facture n’est pas conforme, renvoi de la facture au fournisseur avec un courrier d’explication sur les éléments manquants.

Un fichier partagé peut être mis en place pour informer le client de chaque étape du processus. Au final, le client pourra retrouver la facture physique grâce à la notation dans ce fichier partagé du numéro de la boîte dans laquelle elle est archivée.

Handirect retourne les boîtes à archives chez le client.

 

EXEMPLES DE REALISATION


Handirect s’occupe de la gestion des factures fournisseurs d’IFREMER depuis 2017

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